¿Cómo crear un documento colaborativo online?

Estos días estoy preparando, con mi chica, unas vacaciones que se van a vertebrar, entre otras cosas, con algún que otro documento colaborativo. No, no, no me malinterpretes, no digo que nuestras vacaciones vayan a consistir en escribir listas, a lo que me refiero es a que los dos somos muy aficionados a confeccionarlas para todo tipo de usos, y que esa afinidad (entre otras muchas, claro) se encuentra en el ADN mismo de nuestra relación. Y, bueno, tampoco descarto que hagamos alguna lista más estando juntos esos días.

En este caso, en concreto, estamos creando una lista con la playlist de la música que escucharemos durante los muchos cientos de kilómetros que vamos a recorrer en coche, pues lejos de haber elegido un destino único, hemos decidido recorrer gran parte de la costa mediterránea, de ahí ir al centro y, de nuevo, volver al arrullo del mar antiguo, al que Manolo García y Quimi Portet le dedicaron una canción que siempre me ha encantado (se nota que tengo la música en la cabeza ahora mismo, ¿verdad?)

Por circunstancias de la vida, el problema es que no la podemos confeccionar estando juntos físicamente, en el espacio, pues en este momento nos separan unos cientos de kilómetros, razón por la que hemos recurrido a un documento colaborativo, que nos permite editar simultáneamente, ver las anotaciones que hacemos el uno y el otro, incluso juguetear con las anotaciones de la otra parte… en fin, que le aporta una cierta textura que, sin ser lo mismo que hacerlo en persona, sí que aporta un plus de diversión al proceso.

El caso es que, al hablarlo, ha surgido lo poco común que es emplear este tipo de recursos para muchas personas, lo que me ha llevado a pensar que, en realidad, hay más personas que no saben crear, compartir y editar un documento compartido de las que hubiera podido pensar. Y, claro, ante la posibilidad de que muchas personas se puedan estar perdiendo la posibilidad de compartir ese tipo de «espacios», tal y como lo estamos haciendo nosotros, he pensado que sería interesante explicar, de una manera muy sencilla, cómo crear un documento compartido con las herramientas de Google (próximamente lo explicaré con las de Microsoft.)

Voy a emplear, como ejemplo, un documento de texto, pero el procedimiento es similar para los otros tipos de documentos que se pueden crear con las herramientas ofimáticas de Google.

Google Workspace / Google Docs

Ya sea que utilices la versión gratuita de las herramientas ofimáticas de Google, o que tengas una cuenta de pago y, por lo tanto, Google Workspace, las funciones básicas para compartir y trabajar en un documento colaborativo son las mismas, por lo que podrás utilizarlas en cualquier caso.

Lo primero es, claro, crear el documento, lo que debes llevar a cabo de la manera habitual, no hay diferencia alguna, ya que primero lo creas y luego, en un procedimiento aparte, lo compartes. Por lo tanto, prepara el documento de texto, hoja de cálculo o lo que sea (el procedimiento es similar en todos los casos):

SI te fijas, verás que en la esquina superior derecha se muestra un botón con el texto «Compartir» y que, de momento, se muestra con un candado cerrado. Ese icono te indicará, en cada momento, si el documento ha sido compartido o no. En concreto, estos son los tres posibles estados

El primero, como ya habrás deducido, indica que el documento no ha sido compartido, por lo que de momento no es un documento colaborativo. El segundo, por su parte, nos indica que solo ha sido compartido un personas determinadas, y el tercero nos cuenta que es de acceso universal, para cualquiera que sepa cómo llegar a él.

Para configurar esto, debes hacer click en dicho botón, momento en el que se mostrará el apartado de configuración:

Si deseas compartir el documento solo con una o varias personas en concreto, lo que tendrás que hacer ahora es empezar a escribir el nombre de dichas personas en el recuadro superior, por ejemplo

Como ves, si ya tienes ese contacto, Google te lo sugerirá y completará automáticamente. Haz click entonces en el mismo para confirmarlo, de modo que se muestre el siguiente apartado

Hay varios puntos importantes en este paso. El primero es ajustar los permisos que concedes a esa persona con respecto al documento. Estas son las tres opciones a este respecto:

• Lector: este es, como habrás deducido, el nivel más bajo de permisos, pues esa persona solo podrá consultar el documento, pero no realizar cambios ni anotaciones en el mismo.
• Comentador: este nivel no permite editar el documento, pero sí incluir notas en el mismo que podrán ser revisadas por el propietario.
• Editor: este nivel proporciona acceso completo al documento. Esta persona podrá realizar cualquier tipo de cambio en el mismo, sin necesidad de que el propietario lo valide posteriormente.

En este caso, claro, como ya he contado que estoy haciendo la playlist del viaje con mi chica, el nivel de permisos lógico es Editor. Ahora bien, si además queremos compartirla con alguna persona cercana (como aquellas a las que vamos a ver en este viaje), podemos añadirlos también, pero en ese caso con permisos de Comentador o de Lector.

Otro elemento importante es, claro, el de si se debe informar a esa persona de que estás compartiendo el documento con ella. Para tal fin, marca «Notificar a los usuarios» (ten en cuenta de que puedes añadir varios de una misma vez, incluso con distintos niveles de acceso) y utiliza el apartado central para escribir el texto del mensaje que recibirán:

Con todo listo, haz click en el botón «Enviar» y, de manera prácticamente inmediata, ya habrás compartido y, por lo tanto, ya podréis empezar a trabajar conjuntamente en el documento colaborativo.

Este método es, sin duda, el más recomendable para compartir con una o unas pocas personas pero, ¿qué ocurre si quieres que su alcance sea mucho más amplio? En tal caso puedes, en lugar de reproducir el proceso anterior con cada una de ellas, cambiar la privacidad del documento, para que sea accesible para cualquier persona que tenga el enlace necesario para llegar a él.

Para realizar ese ajuste, debes localizar el apartado

y, como habrás deducido, hacer click en «Restringido» y escoger «Cualquier persona con el enlace». A continuación, claro, tendrás que ajustar el nivel de permisos que tendrán todas las personas que accedan a través de dicho enlace, en el selector que se mostrará a la derecha. Los niveles son los mismos que hemos visto antes, al compartirlo con una persona.

Ahora ya solo queda copiar el enlace de acceso al documento, para lo que tendrás que hacer click en el botón «Copiar enlace» situado en la esquina inferior izquierda y, claro, hacérselo llegar a esas personas por las vías que consideres oportunas. Ya solo queda cerrar la configuración con un click en el botón «Hecho» y podrás empezar a trabajar en el documento colaborativo de inmediato.

Ten en cuenta, además, que puedes compartir un mismo documento de ambos modos y con distintos permisos. Por ejemplo, puedes añadir individualmente a editores y comentadores, y además generar un enlace de acceso público, pero con los permisos de lector.

Y sí, por si te has quedado con la curiosidad por la intra-historia de este tutorial, Ana se ha encargado de preparar el documento colaborativo para la playlist de música en español. Equipazo, ¿verdad?