Sistemas de verificación de facturas o VeriFactu en las empresas: ¿qué papel tienen?

Los sistemas de verificación de facturas de VeriFactu son necesarios para combatir la evasión y prácticas fraudulentas ante los organismos competentes. Con ellos es posible dar orden y llevar un control administrativo más preciso a cualquier negocio o comercio.

Para los contribuyentes, el contar con un sistema de comprobación de facturas como VeriFactu es esencial para evitar la generación de documentos falsos que detallen operaciones que no existen realmente. Por medio de la validación, se combaten las actividades fraudulentas o estafas, ayudando al pago de impuestos y al gobierno a controlar mejor la evasión fiscal.

La emisión de facturas falsas es un fenómeno existente en todo el mundo y se lleva a cabo por defraudadores o empresas que no quieren pagar impuestos al Gobierno. De este modo, hacen que las actividades ilícitas parezcan estar cumpliendo con la Ley y afectan negativamente a la economía de un país.

A continuación, se detallan mejor las características de un sistema de revisión como VeriFactu y el papel que tiene dentro de las empresas.

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es un sistema de verificación de facturas digitales diseñado para autónomos y empresas pequeñas en España que quieren cumplir con los impuestos fiscales de manera eficiente y rápida. Su objetivo es evitar que cualquier negocio o comercio realice prácticas evasivas para no pagar sus impuestos al Gobierno, impulsar la digitalización y automatizar los procesos de facturación.

Con un sistema de comprobación de este tipo, es posible generar facturas electrónicas confiables e imposibles de manipular.

La Ley Antifraude en España ha introducido los sistemas de emisión de facturas verificables como VeriFactu. Se trata de un proceso electrónico en el que se registran todas las facturas a Hacienda en tiempo récord.  Ahora bien, los requisitos que debe satisfacer este tipo de software informático están estipulados en la Ley Antifraude 2024 para ser certificados por AEAT.

Requisitos de la Ley Antifraude 2024

Cada una de las facturas que expidan los autónomos y comercios se deberán hacer de forma digital y estar certificadas por la Agencia Tributaria. Este proceso aún no ocurre así, puesto que muchas empresas aún utilizan Excel y Word.

A pesar de que la Ley Antifraude 2024 ha entrado en vigor desde 2021, los requisitos sobre el uso de software certificados como VeriFactu aún siguen en espera de aprobación.

Los sistemas de verificación de facturas online garantizan la conservación, trazabilidad, accesibilidad, integridad, inalterabilidad y legibilidad de las facturas generadas en los comercios, tal como lo indica la Ley. Así, un software como VeriFactu recoge datos fiables imposibles de manipular, agregando un factor verificable.

Los registros de facturación se deben emitir por canales electrónicos a la Agencia Estatal de Administración Tributaria. De este modo, se asegura la generación continua, íntegra, segura, correcta, consecutiva, automática, fehaciente e instantánea.

Además, los autónomos y comercios que expidan facturas deberán tener el SIF adaptado a los requisitos que establece y la normativa que está en desarrollo probablemente para 2025. De este modo, los registros de facturación serán remitidos a la Administración Tributaria.

Cada software de facturación tendrá 9 meses para adaptarse a los lineamientos de la Ley tras la aprobación por la Orden Ministerial encargada de su desarrollo.

¿Cómo funciona VeriFactu?

VeriFactu garantiza que los sistemas de emisión de facturas cumplan con las especiaciones de la Ley Antifraude 2024, algunas de sus condiciones son:

• Generar de forma inmediata a la expedición de la factura un registro que es enviado directamente a la Administración Tributaria.
• Las facturas deberán estar encadenadas, se trata de un proceso de validación adicional que, con el registro, mejora la verificación de facturas y la información para encontrar manipulaciones antes de ser presentadas.
• Los sistemas VeriFactu deben ser auténticos y exactos, evitando la alteración por cualquier software, persona o dispositivo externo.

Cabe destacar que la alteración de una factura implica toda acción de modificación o adición total o parcial de los datos originales del documento.

¿Qué envía VeriFactu a Hacienda?

Dentro de los datos que envían los sistemas VeriFactu a Hacienda figuran:

• Nombre y apellidos, NIF, denominación de destinatario y emisor de la factura (no aplica para facturas simples), y si es emitida por terceros.
• Descripción de la operación.
• Si es sustitutiva o rectificativa, mencionando los aspectos sustituidos o rectificados.
• Serie y número de la factura, fecha de pago, fecha de elaboración y la especificación de si es simple o completa.
• Fecha con hora, minuto y segundo del momento en que se expide la factura.
• Código QR.
• El importe a pagar, incluyendo la base, retenciones y el total, y los regímenes fiscales que aplican.

Los sistemas VeriFactu afectan a todos los contribuyentes que ejercen una actividad económica en España. Ceuta, Melilla y Canarias también están incluidos dentro del campo de aplicación de esta medida. Las empresas que están en el SII no tendrán obligación, puesto que se supone que cumplen con lo establecido. El sistema de facturación tiene que acatar las demandas del real decreto y poder enviar los registros, tal como si no utilizaran SII.

Contenido elaborado en colaboración con Cegid.