Cómo sacarle el máximo partido a Gmail

El éxito de Gmail es, sencillamente, indiscutible. El servicio de correo electrónico de Google, que cumplió 20 años el pasado mes de mayo, fue un éxito instantáneo, y por varias razones. La primera fue, claro, la enorme capacidad de almacenamiento que ofrecía, con respecto a los servicios con los que competía en aquel momento. Y es que eran tiempos en los que lo común oscilaba entre los 10 y, como mucho, los 100 megas, y ahí llegó Google ofreciendo nada menos que un gigabyte gratuito por cuenta.

Otra razón es la inmejorable imagen con la que contaba Google en aquel momento. Eran los tiempos del famoso y recordado «Don’t be evil», cuando su lista de productos y servicios prácticamente se podía enumerar con los dedos de las dos manos, y aún estaba lejos del volumen que ha alcanzado con el paso del tiempo.

Y, claro, también hubo un tercer factor, que ya he recordado en otras ocasiones, que sirvió para que Gmail generara muchísimo más interés. Hablo, por supuesto, de que solo se podía obtener una cuenta mediante invitación, y en los primeros tiempos eran muy, muy escasas, al punto de que se popularizaron subastas en servicios como Ebay, en los que se llegaron a alcanzar algunas pujas por encima de los 100 dólares. En mi caso, tengo clarísimo que no me habría gastado tanto dinero y, además, tuve suerte y conseguí una invitación bastante rápido. Pero, de haber tenido que esperar más tiempo, y si habláramos de 10-20 euros, no descarto que hubiera terminado pasando por caja.

Con un lanzamiento tan exitoso, y tantísima gente deseando poder obtener su propia cuenta, lo que ocurrió cuando las invitaciones dejaron de ser necesarias ya te lo puedes imaginar (si es que no lo viviste, en cuyo caso directamente lo sabes), todo el mundo se lanzó a crearse cuentas en el servicio, casi de un día a otro, medio mundo estaba compartiendo su nueva dirección de correo, obviamente de Gmail. Y aunque es cierto que tanto Hotmail como Yahoo! Correo se dieron prisa en intentar equipararse a la propuesta de Google, y que ambos servicios siguen contando con una importante cuota de mercado, el servicio de los del buscador logró convertirse en una referencia para muchísimos usuarios.

Desde entonces, la evolución del servicio también ha sido más que notable. Su capacidad de almacenamiento creció y creció hasta situarse en los actuales 15 gigabytes (compartidos, eso sí, con el resto de servicios de la compañía), sumando nuevas funciones, adaptándose a la proliferación de nuevos tipos de dispositivos… en fin, la lista es de lo más extensa y, dada la importancia de Gmail en la estrategia general de Google (aunque hace unos mese se extendiera el bulo de que se iba a cerrar), podemos esperar que esto siga siendo así en el futuro.

Ahora bien, aunque el servicio cuenta con una cantidad desmesurada de usuarios, lo cierto es que muchos de ellos se «conforman» con utilizar las funciones básicas del servicio, es decir, que desconocen otras que resultan de lo más prácticas, y que por lo tanto les pueden resultar muy útiles. Las tres que vamos a ver a continuación no son secretas, ni requieren de instalación de extensiones del navegador ni nada por el estilo, están en las opciones de configuración, y al hablar de ellas te contaré qué tienes que hacer para emplearlos. ¿Listo? Pues vamos allá. Pero ten en cuenta, eso sí, que me centraré en la versión web del servicio.

Cancelar envío

Para mí, y con diferencia, esta es la función, de las no demasiado conocidas, más prácticas de Gmail. ¿Cuántas veces te ha pasado, por error, enviar un email cuando todavía no lo habías terminado? Todos hemos tropezado en esa piedra y, aunque no se acaba el mundo, sí que disgusta vernos en esa situación, especialmente en ciertas circunstancias. En Google lo saben y, para ayudar a evitarlo, desarrollaron una función para revertir un envío.

Para activarla, ve a la configuración (puedes acceder a ella desde este enlace) -> General, localiza el apartado «Deshacer el envío» y escoge, en la lista, el tiempo que quieres tener de margen. Puede ser de 5, 10, 20 o 30 segundos. Ve entonces hasta el final de la configuración y haz click en el botón «Guardar cambios». De este modo, a partir de ahora y siempre que envíes un email, tras hacerlo se mostrará un mensaje, en la parte inferior derecha de la página, que te permitirá revertir el envío.

Programar mensajes

En ocasiones no basta con escribir el correo adecuado, también hay que enviarlo en el momento concreto, aunque esto puede ser complicado si dicho momento no podemos estar frente al PC para proceder al envío. Lo que no sabe mucha gente es que Gmail permite programar el envío de un mensaje, y que además hacerlo es de lo más sencillo del mundo.

Empieza, claro, por componer el mensaje y, cuando lo tengas listo, haz click en la flecha que se muestra a la derecha del botón «Enviar» y pincha en «Programar el envío». De ese modo, se mostrará un apartado en el que puedes escoger cualquiera de las tres opciones que se muestran o, si no coinciden con lo que quieres, haz click en «Elegir fecha y hora», y utiliza el selector que se mostrará para seleccionar cuándo debe efectuarse el envío.

Posponer mensajes

Seguro que también te ha pasado, en alguna ocasión, que has recibido un email que tienes que responder, pero ni puedes hacerlo en ese momento ni, claro, quieres arriesgarte a que se te olvide responderlo posteriormente. Por suerte, Gmail también te puede ayudar en esto, ya que te permite descartar temporalmente un mensaje, y hacer que el mismo te sea recordado cuando tú lo indiques.

Su funcionamiento no podría ser más sencillo. Simplemente sitúa el puntero del ratón sobre el mensaje en cuestión, en la bandeja de entrada, y verás aparecer cuatro iconos a la derecha. Pues bien, haz click en el que tiene forma de reloj y, de este modo, se mostrará un diálogo similar al de la programación de los envíos, en el que podrás escoger fecha y hora para que el servicio te lo recuerde.