Las funciones de Excel que debes conocer

Para bastantes usuarios, las hojas de cálculo de Excel son una herramienta para el almacenamiento masivo de datos y, como mucho, también para la representación gráfica de los mismos. Y esto no tiene nada de malo, claro, pues esta aplicación resulta excelente para dichos usos, tanto por su propio formato de hoja dividida en celdas conformadas por la intersección de filas y columnas, como por las herramientas que Microsoft le ha ido añadiendo con el paso de los años. Y es que hablamos de una aplicación realmente veterana, al punto de que el próximo 2025 cumplirá nada menos que 40 años.

Ahora bien, aunque dicho uso ya resulta de lo más útil, quedarse solo con el mismo supone desaprovechar el 95% (cantidad aproximada, ya me entiendes) del potencial de Microsoft Excel, y que se despliega principalmente (aunque no únicamente, claro) cuando empezamos a emplear sus funciones, más de 5.000, entre las que resulta prácticamente imposible no encontrar una que nos permita procesar los datos de la manera que necesitamos.

Para facilita la localización de la función necesaria para realizar un determinado proceso, Excel cuenta con la herramienta «Insertar función», que podemos abrir con un click en el control Fx que se muestra a la izquierda de la barra de fórmulas. En la misma, como puedes ver en la imagen superior, podemos introducir una descripción de lo que necesitamos y realizar una búsqueda para encontrar la adecuada. Claro, que también tenemos la opción de recurrir a servicios de terceros, como este basado en IA que se encargará de crear fórmulas completas para nuestras necesidades concretas.

No obstante, aunque cualquier ayuda es siempre bienvenida, hay algunas funciones que, por su utilidad, resulta práctico conocer para emplear directamente, sin necesidad de recurrir a ayudas, ya sean internas o externas. Y es por eso que, a continuación, vamos a ver las funciones de Excel que podemos calificar como más importantes, debido principalmente a que su uso es bastante común y, por lo tanto, aparecen siempre en las listas de las más utilizadas.

Solo un recordatorio antes de empezar, por si vas a emplear este artículo para dar tus primeros pasos con las funciones de Excel, y es que para introducir una fórmula, ya se base solo en operadores o también cuente con alguna función, el primer carácter que debes introducir siempre en la celda en la que vas a escribirla es «=» (sin las comillas). Hecho este recordatorio, veamos la lista:

Suma: suma un rango de celdas. Ejemplo: =suma(a1:b3) sumará el contenido de dicho rango, es decir, el contenido de las celdas A1, A2, A3, B1, B2 y B3.

Promedio: calcula el promedio de los valores de un rango de celdas. Ejemplo: =promedio(a1:b3) sumará el contenido de dicho rango y, a continuación, dividirá el resultado entre el número de celdas con valores numéricos.

Min: analiza el valor de las celdas de un rango y nos devuelve el valor más bajo de las mismas. Ejemplo: =min(a1:b3).

Max: analiza el valor de las celdas de un rango y nos devuelve el valor más alto de las mismas. Ejemplo: =max(a1:b3).

Contar: analiza el contenido de un rango de celdas y nos indica cuántas de las mismas tienen valores numéricos. Ejemplo: =contar(a1:b3).

ContarA: analiza el contenido de un rango de celdas y nos indica cuántas de las mismas no están vacías. Ejemplo: =contara(a1:b3).

Si: evalúa una condición y devuelve un valor si es verdadera y otro valor si es falsa. Ejemplo =SI(B2>=5;»Aprobado»;»Suspenso»)=SI(B2>=5;»Aprobado»;»Suspenso») revisará el contenido de la celda B2, y devolverá el texto «Aprobado», si es igual o superior a 5, o «Suspenso» en caso de que su valor sea inferior.

BuscarX: realiza una búsqueda en un rango determinado, y devuelve el resultado correspondiente en un segundo rango, también indicado en la fórmula. Veámoslo con un ejemplo algo más desarrollado. Imagina que tienes una hoja de Excel en la que han introducido precios los precios de determinados productos, por ejemplo

Entonces, necesitas localizar el precio de uno de los productos, por ejemplo de las naranjas. En tal caso, la fórmula que debes emplear es =buscarx(«naranja»;A2:A6;B2:B6) que, como puedes ver, se divide en («valor a buscar»;rango en el que buscar el valor indicado;rango en el que buscar el valor asociado).

Esta función agrupa lo que ofrecen BuscarH y BuscarV, al permitir realizar búsquedas tanto en rangos de filas como de columnas.

Concat: permite concatenar cadenas de texto, contenido de celdas y resultado de fórmulas en una cadena de texto. Si tomamos de nuevo el ejemplo de la función anterior, la lista de precios de frutas, podemos emplear la fórmula =concat(«El precio de una «;A2;» es de «;B2;» euros») y, como resultado, obtendremos la cadena «El precio de una Manzana es de 0,6 euros».

Opcionalmente, también puedes emplear la función Concatenar, que funciona exactamente del mismo modo y es compatible con versiones más antiguas de Excel. Sin embargo, Microsoft tiene previsto eliminarla en el futuro.

Hoy: devuelve la fecha actual. Uso: =hoy()

Ahora: devuelve la fecha y la hora actual. Uso: =ahora()

En estas dos funciones ten en cuenta, eso sí, que siempre devuelve el valor actual, no el del momento en el que se escribió la fórmula. Es decir, si hoy creas un documento de Excel y escribes =hoy() en una celda, el valor que se mostrará en la misma es 03/07/2024, pero si vuelves a abrir esa misma hoja de cálculo mañana, el valor que se mostrará en la celda será 04/07/2024. Es decir, que esta función nos sirve para realizar cálculos con la fecha y/o la hora actuales, no para introducir una marca de tiempo permanente en el documento.

Redondear: nos permite redondear un número con muchos decimales a la cantidad de los mismos que deseemos. Por ejemplo, con =redondear(a2;2) estaremos tomando el valor numérico presente en la celda A2 e indicando a Excel que queremos que, en caso de tener más, reduzca el número de decimales a dos.

Largo: analiza la cadena de texto que le indiquemos y nos devuelve el número total de caracteres del mismo. Con la fórmula =largo(A2) aplicada en la tabla de ejemplo de las frutas, Excel nos devolverá como resultado «7», el número de caracteres de la palabra «Manzana».

Sifecha: compara dos fechas y nos devuelve la diferencia, en días, meses, años, o combinaciones de los mismos, entre ambas. Veamos un ejemplo sencillo, en el que emplearemos también la función Hoy, que hemos visto anteriormente. Imagina que quieres llevar la cuenta atrás, desde la fecha actual hasta una futura, por ejemplo

Como ya habrás imaginado, el valor que se muestra en la celda A1 es el que nos devuelve la función Hoy, mientras que el de la celda A2 lo hemos introducido manualmente. Así, para obtener la diferencia en días, entre ambas, emplearemos la fórmula =sifecha(A2;B2;»D») en la, como ya habrás deducido, la D indica que queremos obtener la diferencia en días. Si la deseamos en meses emplearemos M, y para visualizarla en años Y.