Qué es una centralita virtual y cómo elegir la mejor para una empresa

Una centralita virtual es un sistema de telefonía que cada día más empresas incorporan a su fórmula de gestionar el entorno de la comunicación, tanto a nivel interno entre empleados y la dirección, como con los proveedores y, por supuesto, con los clientes y usuarios.

Con una centralita virtual telefónica para empresas, se facilita de forma notable la gestión de las llamadas en un entorno profesional de manera eficiente, gracias a los servicios inteligentes que usan las redes de datos para la comunicación por voz. En síntesis, una centralita virtual no es más que un sistema avanzado de telefonía VoIP, lo que significa que se encuentra alojada en los servidores del proveedor, el cual se encargará de su mantenimiento y funcionamiento óptimo, con el consiguiente ahorro de dinero y tiempo para la empresa que lo utilice.

Además de resultar una herramienta que va a generar una reducción en el gasto, también ofrece beneficios, como su flexibilidad y movilidad, es decir, una mayor eficiencia y productividad, son sistemas multidispositivos válidos para ordenadores, smartphones, softphones… lleva a cabo de forma optimizada el análisis de las llamadas, es escalable y permite una amplia variedad de funciones avanzadas.

Sin embargo, para sacar el mayor provecho posible a todas sus funciones, es fundamental saber cómo elegir aquella que se adapte mejor a cada empresa en particular.

La tecnología

La forma más acertada de comenzar este análisis para acertar con la mejor centralita virtual posible para una organización es conociendo el funcionamiento de este tipo de sistemas. Y es que no va a ser lo mismo que esta use un protocolo del tipo WebRTC a otro del tipo SIP, ya que ambas se diferencian notablemente en cuanto a la movilidad que ofrecen. No hay que olvidar que para usar la tecnología SIP habrá que usar teléfonos IP y que estos, de forma general, deberán estar conectados a un router, lo que complica la comunicación lejos de la oficina. Para solucionar este problema habrá que instalar un softphone y ya se podrá atender al cliente desde el ordenador. Sin embargo, si se recurre a la WebRTC, un protocolo de código abierto, se posibilita transmitir entre los navegadores de vídeo, voz, mensajes de texto y archivos en tiempo real, siempre que se posea un terminal con acceso a internet.

Las herramientas para la comunicación interna

Mantenerse en comunicación fluida con el resto del equipo de trabajo es fundamental en cualquier organización, por lo que la centralita virtual que se elija deberá contar con las herramientas necesarias en este sentido, ofreciendo una buena experiencia al usuario. Poseer la misma interfaz para los clientes, proveedores, así como para el resto de trabajadores de la empresa, facilita la productividad, mejorando tanto las respuestas al equipo como la atención al cliente.

La comunicación omnicanal

Por último, otro de los elementos a considerar antes de elegir la centralita virtual definitiva para la organización será saber si es necesario ofrecer una respuesta más allá de las llamadas telefónicas, algo cada vez más habitual y recomendado para una correcta gestión en las comunicaciones. Las ventajas de poseer una centralita que ofrezca este tipo de comunicación son su facilidad de uso, su gratuidad y su capacidad para ofrecer respuestas rápidas. En definitiva, es la herramienta más demandada en la actualidad para cubrir el puesto de atención al cliente.

En colaboración con Ringover