Contabilidad: ¿obligación o necesidad?

Hablar de contabilidad suele ponerle los pelos de punta a muchas personas. Y es que, no nos engañemos, hablamos de una actividad que, vista desde fuera, parece terroríficamente compleja, ¿verdad? Decenas de libros, miles de apuntes, referencias cruzadas, gráficos sin fin, estadística para parar un tren… y todo, por supuesto, ajustado a unos modelos predefinidos que parecen escritos en piedra. ¿Y cuál es la consecuencia de dicha lectura? Pues que a no ser que no lo puedan evitar, son bastantes los profesionales, principalmente autónomos, que evitan dar el paso para adentrarse en el mundo del Debe y el Haber.

Ahora bien, ¿es en realidad tan compleja la contabilidad como muchos perciben? La sorpresa es que no, o al menos no al nivel de conocimientos necesarios para gestionar correctamente las cuentas cuando somos autónomos y queremos llevar un buen control sobre nuestra situación financiera. Y es que este es un punto clave que debemos entender: la contabilidad es el mejor termómetro de nuestra situación económica en cada momento.

Los conceptos básicos de contabilidad, es decir, los que necesitaremos para gestionar nuestras cuentas como autónomos, se limitan a reconocer los distintos tipos de libros (volúmenes de registros) que debemos gestionar, conocer determinadas cuentas (que no son sino los códigos que identifican los distintos tipos de gastos e ingresos) y, claro, saber distinguir claramente qué elementos se incluyen en el DEBE (operaciones que generan entrada) y cuáles en el HABER (aquellas que generan salida). Con esta base, ya tendrás prácticamente todo el camino andado.

¿Y qué necesitas para gestionar la contabilidad de tus actividades profesionales si no estás obligado a presentar dicha documentación ante la Agencia Tributaria? Pues lo ideal es apoyarse en dos herramientas básicas: una de gestión de contabilidad y otra para gestionar la facturación. Ya sea en modalidad de software o de servicio en la nube, estas herramientas te serán muy útiles, puesto que no solo te ayudarán a gestionar toda la información necesaria, sino que también te proporcionarán valiosos insights sobre el rendimiento económico de tu actividad profesional.

¿Cualquier solución de contabilidad?

La respuesta rápida es no. La rápida pero un poco menos es preguntarse si tiene sentido comprar un eighteen-wheeler para repartir pizzas, o una Caterpillar para hacer castillos de arena en la playa. Las necesidades para gestionar la contabilidad son de lo más diversas, y en general responden a la escala de la actividad que pretenden recoger. Dicho de otro modo, no es lo mismo gestionar la contabilidad de una empresa multinacional con decenas de miles de empleados, que lo que necesita una pyme o un autónomo.

Para este perfil en concreto, existe una plétora de aplicaciones y servicios, si bien la experiencia nos muestra que no en todas ellas se ha tenido en cuenta que el perfil de parte de sus usuarios puede no ser el de profesionales de la contabilidad y, en consecuencia, abruman al usuario desde el primer momento con una avalancha de datos que puede llegar a resultar intimidatoria.

A este respecto, soluciones como las ofrecidas por Software DELSOL ofrecen un equilibrio óptimo en sus interfaces, al proporcionar un acceso rápido a las funciones necesarias en un entorno limpio, no saturado y en el que resulta sencillo moverse para encontrar rápidamente aquello que necesitamos. Además, en su web podemos encontrar webinars gratuitos para aprender a utilizar sus soluciones.

Pero entonces, volvamos a la pregunta inicial, ¿la contabilidad es una obligación o una necesidad? En muchos casos es una obligación, eso es indiscutible, pero la parte más importante es que, en realidad, es una necesidad en todos los casos, tanto en los que es una obligación como aquellos en los que no es así.

Una contabilidad, aunque sea básica, de nuestras actividades profesionales, nos proporciona, y especialmente con el tiempo, muchísima información sobre las mismas. Unos datos que te permitirán, en bastantes ocasiones, detectar gastos que podrías reducir o incluso eliminar, valorar el rendimiento de tus diversas actividades (si es que practicas más de una), valorar la evolución de tus ingresos…

Llevar la contabilidad de tus actividades profesionales, incluso si no tienes obligación legal de hacerlo, solo te robará unos pocos minutos a la semana para hacer las anotaciones necesarias, y en retorno te proporcionará mucha información que, durante el día a día y sin herramientas de análisis, puede llegar a pasar desapercibida.

Así pues, nuestra recomendación es, sin duda, que des el paso, que le pierdas el miedo a la contabilidad y te animes a probar una solución, ya sea software o servicio en la nube, para administrar tus cuentas de manera profesional.