Consejos esenciales para lograr la videoconferencia perfecta

El uso de la videoconferencia ha experimentado un crecimiento récord en los últimos meses. A pocos puede extrañar teniendo en cuenta los cambios que ha provocado el COVID-19 con un aumento explosivo del teletrabajo, estudio en casa o las necesidades de comunicación virtual con familia y amigos.

Enciendes el portátil, haces clic en la aplicación e inicias la cámara web. Puede parecer sencillo, pero la facilidad de la tecnología para conectarnos a todos puede hacer que te olvides de las pequeñas cosas que debemos y no debemos hacer.

Especialmente si tienes al jefe de la empresa al otro lado de la línea, al tutor de la universidad o si tienes una videoconferencia para solicitar empleo.

Hace unos meses publicamos un especial con las mejores aplicaciones de videoconferencia gratuitas para hacer más llevadero el confinamiento y hoy lo vamos a completar con una serie de consejos para su realización efectiva.

Consejos para la videoconferencia perfecta

Atención a la vestimenta

• Piensa en la videoconferencia como en una reunión en persona y sigue los hábitos correctos. No se puede estar en calzoncillos, bragas o en pelota picada de estómago para abajo. La cámara web puede deslizarse un centímetro hacia abajo y pasa lo que pasa…
• Cuida tu aseo antes de sentarte a la reunión. Si tienes a tu madre al otro lado no hay problema; las madres perdonan todo. Pero se ven algunas pintas… Imagina que quieres ligar con la chica de tus sueños.
• Para temas más serios, proyecta una cara profesional (aunque te cueste) ya que añade sentido de normalidad a una conversación remota.
• Usa ropa cómoda, pero «presentable» y evita colores que sean demasiado brillantes o demasiado oscuros. Ajusta bien la exposición y el brillo de la webcam que se te vea lo mejor posible.
• Mira a la cámara con una buena postura. Y a poder ser en un escritorio, no tumbado en el sofá.

Arregla tu entorno

• Limpia la habitación y el escritorio. Hay entornos que dan pavor…
• Comprueba el fondo que se verá detrás de tí y asegúrate de que no haya nada inapropiado. Una diana con la cara del jefe, por ejemplo. O cosas peores.
• Elige un espacio aislado, preferiblemente con una puerta, para que puedas celebrar la reunión sin distracciones.
• A este respecto, silencia tu teléfono móvil para evitar interrupciones.
• Informa a la familia sobre el horario de la reunión. Estás trabajando. O haciendo un examen virtual.
• Si tienes hijos pequeños, asegúrate de que permanezcan ocupados durante la duración de la videoconferencia.
• Mantén a tus mascotas alejadas del área de la reunión.
• Elija un fondo virtual en aplicaciones como Microsoft Teams y Zoom para ocultar fondos desordenados.
• Ten agua y té / café a mano por si la videoconferencia se alarga.

Configura tu equipo

• Elige una silla cómoda para sentarte.
• En reuniones profesionales use un monitor que te permita ver diapositivas y hojas de cálculo fácilmente. La pantalla de un smartphone puede servir para reunión informal pero.
• Invierte en un buen auricular con cancelación de ruido.
• Aprende a manejar con soltura la aplicación de chat que vayas a usar. Algunas son muy simples, pero otras que aportan productividad o colaboración son más complejas.
• Presta especial atención a la configuración que puedas necesitar durante la reunión.
• Evita la retroiluminación ya que puede oscurecer tu rostro. La luz natural o las luces de techo son ideales.
• Nada es tan importante en videoconferencia como un buen ancho de banda. Cualquier cosa inferior a 20 Mbps puede pixelar el vídeo.
• Si la reunión es crítica, ten preparada una conexión alternativa. Por ejemplo, puedes configurar un punto de acceso Wi-Fi independiente con los datos del smartphone.
• Cierra aplicaciones en segundo plano innecesarias y programas que hagan uso de mucho ancho de banda.
• Desactiva las notificaciones para el curso de la reunión.
• Prueba tu equipo con alguien de confianza antes de la reunión real.
• Prueba la cámara web. El fondo, el marco que se verá y el efecto de la luz en interiores.
• Coloca tu cámara web a la altura de los ojos para que puedas hacer contacto visual con otras personas de la reunión.
• Si planeas compartir tu pantalla, asegúrate de mantener lejos tus datos personales. O contenido inapropiado.

Maneja tu tiempo y el de los demás

• Programa la videoconferencia con mucha antelación.
• Llega a tiempo siempre. Es útil estar en línea unos minutos antes de que comience la reunión.
• Si no puedes asistir a la reunión o llegarás tarde, informa a la persona que la dirige con anticipación.
• Enciende y activa el equipo de conferencia de antemano para evitar problemas técnicos de última hora.
• Evita videoconferencias serias fuera del escritorio. En el metro o en el coche, una videoconferencia no es segura ni eficiente.
• Considera una reunión de audio como último recurso.

Organiza tus pensamientos

• Si vas a liderar la reunión, establece una agenda clara con las horas de inicio y finalización.
• Mantén todos los datos necesarios lo más accesibles posible.
• Marca todo lo relevante para la reunión.
• Limpia el escritorio para mantener accesible la información correcta de un vistazo.
• Anota las consultas para poder presentarlas en el momento adecuado.
• Comparte contenido y archivos antes de la reunión para asegurarte que todos los participantes están preparados para la discusión.

Cuida los modales

• Preséntate si todos los miembros del equipo no están familiarizados entre sí.
• Recuerda que las expresiones faciales transmiten tus pensamientos en ausencia de otros gestos o audio.
• Usa señales visuales (como una palma levantada) para indicar que deseas hablar.
• Participa hablando claramente en el micrófono. Permanecer en silencio o deshabilitar la cámara web es como estar de relleno en una reunión real.
• Silencia tu micrófono cuando no estés hablando si no es capaz de cancelar el ruido de fondo.
• Si necesitas desplazarte en medio de una reunión para realizar tareas personales, apaga el vídeo para evitar distracciones.
• Espere a que la otra persona termine de hablar. Es complicado hablar todos juntos en una reunión virtual.
• No comas durante una reunión. Solo agua, líquidos, café o té.

Mantenerse presente

• Evita la multitarea o la deriva a redes sociales, apps de mensajería cuando estás en una videoconferencia.
• Para hacer contacto visual con un participante de la reunión, mira a la cámara y no a la cara de la persona o a su fondo.
• Utiliza la función de chat de texto si está disponible como soporte para consultas y para vincular a documentos relevantes.
• Si has liderado la reunión, asegúrate de cerrar la sesión en último lugar. Y una sonrisa o saludo afectuoso al final de la reunión… aunque no haya ido tan bien como esperabas.

Ya habrás visto. Muchos detalles para lograr la videoconferencia perfecta. Claro qué, no es lo mismo tener al otro lado a tu pareja, al colega de toda la vida o a tu jefe. En todo caso, no está de más seguirlas para adoptar unos hábitos correctos que nos servirán en cualquier situación. Todos estos consejos están disponibles en un PDF gratuito descargable desde makeuseof.tradepub.com.